商会会议制度

台州市广东商会会议制度

 

为了提高商会的会议质量和效率,提高每位理事会单位成员的主人翁精神,使本商会会议管理规范化、有序化、高效化地开展,特制定本会议制度:

1、 值月会议每个月召开一次,会长办公会议每年召开二次,会员代表大会(理事会议)每年召开一次(特殊情况会临时组织不同形式的附加会议以上会议原则上提前一周通知参会人员,包括:会议时间、地点、议题及流程等,与会人员应按议题准备有关资料,有提案者应提前三天提交到区域秘书长或相关会议负责人;

2、 每次会议提前一周(以上)通过理事会群、电话或短信向参会人员通知,接到通知人员须48小时内在理事会群回复是否参加,如本人不能参加的,可安排代表参会;

3、 如本人无法参加,也无法安排代表参会的,须提前向区域秘书长或相关会议负责人请假,同时贡献200元商会活动基金(活动基金用于商会办公及活动使用,下统称:基金),如未请假的贡献500元基金,参会人员情况通报理事

4、 参会人员应准时参加会议,在会议开始前30分钟到达会场,如在预定开始时间仍未到场人员,应贡献基金20元,会议开始30分钟仍未到场人员应贡献基金50元/人,基金现场交到办公室文员处;

5、 会议期间为保持良好的开会氛围,提高会议效率,彼此相互尊重,全场手机应调到静音或震动状态。会议过程中,如有铃声响起,应贡献基金50元,基金现场交到办公室文员处;

6、 会议期间请勿接听电话,如有特殊原因需要接听电话的应暂离会场,接电话及时回到会场。同时原则上会议期间不允许提前离开会场,有特殊原因的应与区域秘书长或相关会议负责人请假;

7、 汇报工作内容后,应由参会理事会人员共同审议,如有异议应在现场及时提出,无异议进行投票,超过参会人员的50%以视为通过;

8、 为方便理事会成员之间彼此更好的了解与沟通,自我介绍应包括:姓名、籍贯、工作概况,每次发言建议不超过2分钟,发言过程中其他人员应认真聆听,切勿私下讨论,影响他人发言;

9、 会议议题由理事会成员提议,值月会长、理事、秘书处商议确认会议流程及主题,会议纪要由商会办公室记录整理,由秘书处审议,会长确认后资料原件由办公室存档,非保密内容发文到商会官网,抄送到理事会群;

10、本制度适用于台州市广东商会(筹)会长会议与会员代表大会(理事会议),每位理事会成员应主动参会,因未参会需要贡献基金,应于会议当天公室文员或商会财务处,过三天未交的,将通报理事会群,本规定自2020年5月18日起正式执行,上述内容解释权归本商会。


                                                               台州市广东商会

2021年4月24日


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